Les Activités
Assurer le suivi administratif des décisions et des actions relevant de la compétence des commissions municipales intitulées « Jeunesse et Sports », « Culture Vie Associative » et Fêtes-Vie de Quartiers », constitue l’activité fondamentale du service.
Elle s’exprime comme suit :
• Traitement des demandes de subventions, de mise à disposition d’équipement, de matériel et de logistique,
• Suivi, coordination ou soutien de fêtes publiques (fête patronale, fêtes de quartiers notamment) ainsi que d’éventuels évènements (sportifs culturels ou outres) à caractère transversal (impliquant différents services et opérateurs) ou dans le cadre de partenariat.
• Constitution et mise à jour du fichier « associations de la localité ».
• Examen des demandes de location de salle émanant du public
• Accompagnement de la jeunesse (conseil de jeunes, juniors-associations) et des associations (formation ou conseil).
Aides et subventions
Sur proposition de la commission compétente et après avis du Bureau Municipal, le Conseil Municipal accorde des subventions annuelles de fonctionnement ou des subventions exceptionnelles aux associations.
Dans le cadre de partenariat elles peuvent bénéficier de subventions pluriannuelles (ou contrats pluriannuels) de soutiens logistiques et d’accompagnement.
• Conditions générales :
→ Etre une association régie par la loi du 1er juillet 1901,
→ Avoir son siège dans la commune ou des activités ou actions d’intérêt local
→ Justifier de sa déclaration en préfecture avec publication au journal officiel.
→ Avoir un fonctionnement effectif.
• Formalités relatives aux demandes de subventions de fonctionnement:
→ Présenter chaque année avant le 31 Mars ( ou selon la date arrêtée pour l’année en cours) une demande sur l’imprimé spécial fourni par le service et dûment signé par le président et le trésorier.
→ Pièces à joindre :
Liste des membres du conseil d’administration
Compte rendu de la dernière assemblée générale
Rapport d’activité et rapport financier approuvés par l’assemblée générale
Rapport du vérificateur au compte
Justificatif du nombre de licenciés (pour les clubs sportifs) ou projet (pour les autres associations)
Toute pièce permettant d’apprécier l’activité les résultats, la notoriété ou l’image de l’association (press-book, etc…)
Relevé d’identité bancaire
Le calcul des subventions de fonctionnement s’inspire de critères préétablis à savoir :
– Nombre de licences et d’engagement sportifs
– Montant du budget de l’année précédente
– Catégorie d’activité
– Nombre de salariés
– Résultat, notoriété image etc… d’où la nécessité de présenter un dossier complet présenter avec soins ; ajoutons les situations exceptionnelles (création d’activité ou d’atelier) peuvent faire l’objet de rallonge
Autres possibilités d’aide ou de partenariat
En ce qui concerne les demandes de subvention exceptionnelles concernant les projets importants (équipement, partenariat) relevant de conventions et concernant l’exercice budgétaire de l’année N, elles devront être formulées avant 15 septembre de l’année N-1, et confirmée dans la période de dépôt des demandes de subvention de fonctionnement de l’année N.
Des contrats pluriannuels d’objectif (CPO) peuvent être convenus dans le cadre d’un partenariat formel entre la Ville et les associations les plus structurées, dynamiques et entreprenantes ; ils s’inspirent des conventions pluriannuelles d’objectifs proposés par l’Etat et peuvent en être un complément. ; les demandes sont reçues à partir du mois de juin de chaque année pour être définitivement conclues au mois d’octobre au plus tard
Toutes les autres demandes (location ou prêt de locaux ou de matériel, moyens logistiques) sont formulées par simple lettre adressée à Mr le Maire du LAMENTIN dans un délai minimum de 5 semaines (ou 1 mois) avant la date d’utilisation ou de la manifestation ; le demandeur doit préciser son adresse et ses coordonnées téléphoniques.
NB : Il y a lieu de noter que des demandes d’aides et de subventions à caractère spécifique sont instruites par d’autres directions, services ou établissement public de la ville (CCAS, Service économique, Service développement social urbain, services affaires scolaires…)
Vous souhaitez louer une salle
Conditions
Faire parvenir une demande sur papier libre adressée au Maire un mois au moins avant la date d’utilisation. A préciser le motif, la date, l’horaire d’utilisation ainsi le nom, l’adresse et le n° de téléphone.
Acquitter auprès des services financiers le paiement de la location et verser le montant de la caution, après avoir justifié d’une « assurance responsabilité civile et risques locatifs » et aussi du paiement éventuel de droit d’auteur à la SACEM.
S’engager (une convention est établi auprès des services financiers) à restituer les locaux en parfait état.
Les salles étant pour la plupart confiées à des associations (foyers ruraux) et offices ne sont accordées qu’en fonction de leur disponibilité.
• Liste des salles, prix de location de salles et montant des cautions se renseigner en Mairie.
Environnement et partenaires
– Médiathèque municipale (rue Hardy Saint Omer) assure un volet de l’action culturelle (lecture adulte et jeunesse, informatique et audiovisuel) relève également de la commission « Culture Vie Associative ».
– Service développement social urbain (ex service contrat de ville) : service qui a une action de développement et d’insertion en zone prioritaire.
– Office : OCL, OSL, et OMASS sous conventions de mandant avec la ville, bras opérationnels pour les actions sportives culturelles sanitaires et sociales et gestionnaire d’équipements sportifs culturels et de la maison de retraite.
– Caisse des écoles (restaurant) prestataires occasionnel (fêtes patronale ou autre).
– Associations une centaine d’associations contribuent à l’animation sportive, culturelle de la ville et à des actions diverses concourant, à l’épanouissement de l a population, à l’éducation et à l’insertion de la jeunesse.
La plupart des services municipaux sont impliqués ne serait ce que ponctuellement (fête patronale par exemple) dans l’action jeunesse vie associative. La contribution des services techniques est permanente, celle du service réglementation également vient ensuite le service communication externe.
Partenaires
Sont naturellement sollicités comme partenaires, dès lors que nous répondons à leur critère d’éligibilité les services de l’état (jeunesse et sports, DRAC…) ainsi que ceux de la Cacem, du Conseil Général de la Région et de l’Europe.
Les fêtes publiques
• La fête patronale moment exceptionnel de convivialité se déroule chaque année au mois d’août pendant 2 week-ends à partir du 10 août,
fête de la SAINT LAURENT Saint patron de la paroisse.
En concertation avec les services, les offices et les associations un programme est établi et mis en œuvre par les opérateurs suivants :
– Office de la culture : les spectacles et animations à caractère culturel
– Office des sports : les animations sportives
– Le service JVA : pour les autres actions du programme avec l’aide des services DST, réglementation, police, communication, etc… I
l assure la coordination des opérations
• Les fêtes de quartier relèvent de l’initiative de leurs habitants regroupés en comité de fêtes du quartier auxquels participent les associations.
La ville accorde les moyens logistiques, engage son assurance responsabilité et par l’intermédiaire de son mandataire l’office de la culture (OCL)
prend en charge la sonorisation et les prestations artistiques jusqu’au concurrence de 2287 euros.
Pour en bénéficier le comité se manifeste dès le 1er trimestre sous forme de déclaration d’intention par courrier adressé au Maire précisant :
– La date retenue
– La composition du comité avec les coordonnées du responsable (l’élu du quartier en en fait partie).
– Les moyens à prévoir (podium, barrières coupes, etc…).
Une lettre distincte est adressée à l’ OCL pour la sonorisation.
A deux mois de la date fixée le comité complète le dossier en fournissant :
– Le programme définitif (important pour la déclaration d’assurance)
– La liste des artistes (avec coordonnés des leaders)
– Le budget prévisionnel
Conformément aux habitudes de la population des quartiers les dates de leur fête sont : approximativement celles qui figurent
au tableau ci-dessous :
Jean d’Arc Long Pré : 1ère quinzaine de Mai
Sarrault : 2ème quinzaine de Mai
Roches Carrées : 2ème quinzaine de Juin
Plaisance : Fin Juin
Bélème : 22 au 29 Juin
Californie : Fin Juin, début Juillet
Bochette : 2ème quinzaine de Juillet
Pelletier – Morne Pitault (Croix Rivail) : Fin Juillet ou 3ème week end de Novembre
Duchesne : 1ère quinzaine d’Août
Four a Chaux : 2ème quinzaine de Septembre
Basse Gondeau – Palmiste : Fin Novembre , débute en Décembre